4 najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur

O ile wiele obowiązków księgowych może wzbudzać uzasadnione obawy przedsiębiorców, o tyle wystawianie faktur wydaje się na tyle proste, że nie powinno nikomu sprawiać kłopotów. Okazuje się, że jest jednak inaczej, a fakturowanie wcale nie przebiega tak łatwo, jak się można domniemywać. Poznaj 4 często popełniane przez przedsiębiorców błędy przy wystawianiu faktur.

1. Niewłaściwa numeracja

Powszechnie przyjętym sposobem numeracji faktur jest ich oznaczanie kolejnymi liczbami, począwszy od 1. Dzięki temu da się bez problemu zidentyfikować wybrany dokument – pod warunkiem, że numeracja jest prawidłowa i nie występują w niej luki ani powielone faktury. Żeby uniknąć luk, należy się wystrzegać usuwania tych faktur, po których wystawiono kolejne. Równie istotne jest wystrzeganie się nadawania identycznej numeracji różnym dokumentom.

2. Nieprawidłowa data wystawienia faktury

Jak wskazują przepisy, ostatecznym terminem wystawienia faktury jest 15. dzień miesiąca następujący po miesiącu przeprowadzenia transakcji. Przykładowo, w przypadku dokonania sprzedaży 5 marca przedsiębiorca ma czas na wystawienie faktury do 15 kwietnia – tego terminu przekraczać nie wolno. Nie wolno też dokumentować sprzedaży zbyt wcześnie – najszybszy możliwy termin to 30 dni przed finalizacją transakcji.

3. Brak daty sprzedaży

Myślisz, że data sprzedaży i wystawienia dokumentu to to samo i nie ma potrzeby wprowadzać rozróżnienia pod tym względem? Z księgowego punktu widzenia należy uznać to za błąd. W przypadku wystawienia faktury w innym terminie niż dzień dostarczenia towaru, wykonania usługi lub zapłaty powinno się bowiem rozróżniać datę sprzedaży i datę fakturowania.

4. Błędy formalne

Niewłaściwa nazwa firmy, nieprawidłowy NIP, błędna data czy niepoprawna kwota to tylko część potknięć, które najczęściej są efektem zabiegania, nieuwagi czy braku odpowiedniej wiedzy. Na szczęście nic nie stoi na przeszkodzie, żeby je skorygować, lecz mimo tego przy każdej fakturze warto uważać i dokładnie sprawdzać umieszczane na niej informacje.