Czy przepisy o ochronie danych osobowych dotyczą faktur?

Temat przechowywania i zabezpieczania danych osobowych jest aktualnie na topie. Postrach wśród przedsiębiorców wzbudzało nadejście tzw. RODO. Czy ochronie podlegają również informacje umieszczane na fakturach?

Czym są dane osobowe?
Ustawa wymaga skrupulatnego zabezpieczania zbiorów danych osobowych przez przedsiębiorców. Czym właściwie według przepisów są owe dane? Jedynym kryterium, według którego można ocenić, które informacje są poufne, jest możliwość zidentyfikowania po nich konkretnej osoby. Ustawodawca nie wskazuje innej definicji.

Dane na fakturze a ich ochrona
W związku ze zmianami przepisów z ostatnich lat (od 2014 r) wszyscy przedsiębiorcy są zobowiązani do wystawiania faktur swoim klientom. Na wszystkich znajdują się takie informacje jak imię i nazwisko kontrahenta oraz jego adres czy inne informacje kontaktowe. Tak więc według ustawodawcy również one podlegają ochronie.

Wspomniane dane mogą być jednak przetwarzane tylko w konkretnych przypadkach, takich jak:

• otrzymanie odpowiedniej zgody lub konieczność wykorzystania ich do sfinalizowania umowy.
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią.

W przypadku wystawiania faktur, podstawą prawną przetwarzania danych jest wykonanie obowiązku prawnego (obowiązek wystawienia faktury w związku ze sprzedażą) ciążącego na administratorze.

A więc w tym przypadku nie jest wymagana zgoda osoby, której dane dotyczą.