Faktura VAT – co musi się na niej znaleźć, co powinna zawierać?

Faktura to oficjalny dokument księgowy, który powinien spełniać określone kryteria, aby można było uznać go za prawidłowy i ująć w rozliczeniach finansowych. Sprawdź, jakie elementy muszą się na znajdować na fakturze i które można pominąć bez żadnych konsekwencji.

Elementy obowiązkowe

Aby faktura była ważna, niezależnie od jej rodzaju musi posiadać następujące informacje:

• numeracja;
• data wystawienia wraz z datą sprzedaży, jeżeli te wartości są różne;
• informacje na temat stron transakcji (nazwy firm, imiona i nazwiska kontrahentów, numery NIP, adresy);
• nazwa, cena, miara, ilość produktu / usługi;
• kwota pozostała do zapłaty.

Powyższe elementy muszą pojawić się na każdej fakturze. Oprócz nich obowiązkowo trzeba ująć także informacje wymagane dla poszczególnych rodzajów faktur.

• Przedsiębiorcy zwolnieni z opłacania podatku VAT muszą umieścić adnotację o podstawie prawnej zwolnienia.
• Wystawiając fakturę VAT marża, należy dopisać informację o procedurze marży właściwej dla danego towaru, czyli np. „procedura marży dla biur podróży”.
• Przy transakcjach, w których obowiązek rozliczenia podatku VAT należy do nabywcy, faktura powinna zawierać dopisek „odwrotne obciążenie”.
• Faktura VAT rozliczana w walucie obcej wymaga podania kwoty podatku VAT w walucie polskiej.
• Kiedy fakturę wystawia nabywca w ramach samofakturowania, ma obowiązek umieścić na niej adnotację „samofakturowanie”.
• Nabywając produkty od rolnika, na fakturze powinna się znaleźć adnotacja „faktura VAT RR”.

Co można pominąć

Istnieje wiele mitów na temat informacji i danych, jakie muszą znajdować się na prawidłowo wystawionej fakturze. Warto je obalić i uświadomić sobie, że następujące elementy NIE muszą być uwzględnione:

• adnotacja „faktura VAT”;
• oznaczenie „kopia” lub „oryginał”;
• podpis;
• pieczątka;
• numer konta bankowego;
• numer rejestracyjny auta w przypadku faktur na paliwo.